経理をクラウド会計化!導入のポイント

こんにちは!川越の税理士法人サム・ライズの大字結衣です!

新型コロナウイルスの感染拡大も長期化して、気が滅入るときもありますが・・・。

この期間だからこそ気づくこともあると思います。

その気づきを大切に一歩進んだ業務の進め方・効率化を考えて、業務を効率化してできた時間を新しいことに挑戦する時間に使うことができたら、エネルギーが湧いてきませんか?

さて、クラウド会計を導入すると本当に業務効率が上がるの?

今までの慣れている会計ソフトの方がいい!と思っている方も多いと思います。

パソコンをリモートして現状のソフトのまま作業をすることもできますが、クラウド会計は、入力しやすいように工夫されています。
ので、慣れればクラウド会計にした方が効率的なこともあります。

また、様々な帳票・レポートも出力できるので、経営戦略を検討するのにプラスになることもあります。

もちろん今使われている会計ソフトを変える必要がない場合もありますので、今回は、クラウド会計を検討するときのポイントをお話したいと思います。

ポイント1「導入の目的」

クラウド会計を導入するにあたり、一番重要なのがクラウド会計の導入の目的です。

漠然と導入しても、作業の効率化にはなりません。

現在使われている慣れた会計ソフトのままで効率アップさせる方法を考えた方がいい場合もありますので、なぜ導入を検討しているのかを明確にしてください。

例えば、
「データがリアルタイムに見たいのに見ることができない。」
「入力に時間がかかっている。」

個人的には、クラウド会計がお勧めですが、下記でお話する ポイント2「クラウド会計と従来の会計ソフトの違い」をチェックして、今の会社にとってどちらがいいか検討してみてください。

ポイント2「クラウド会計と従来の会計ソフトの違い」

クラウド会計と従来の会計ソフトの違いから、どちらの方が自社にあっているかを検討していきます。

PC環境について

クラウド会計
・PCの機種やスペックなどもほとんど関係なく、インターネット環境があればどこでも使うことができるが、インターネット環境がなければ作業ができない。
・PCにソフトのインストールは不要。
・セキュリティ対策が必要。

従来の会計ソフト
・PCの種類やスペックがソフトに対応してなければならない。また、ソフトが使えるPCでなければ作業ができない。
・PCにソフトのインストールが必要。

バージョンアップについて

クラウド会計
・インストールは不要。
・自動でバージョンアップされる。
・タイムラグが少ない。

従来の会計ソフト
・インストールが必要。
・バージョンアップに気づかなければ、正しい資料・申告書を作成することができない。
・また、自分で行わなければならないので、タイムラグが生じることがある。

入力方法について

クラウド会計
・銀行やクレジットカードの取引明細の連携があり、記帳や資料をインターネットでダウンロードする必要がありません。
また、学習機能を使うと効率的に入力でき、また、自動で入力できるクラウド会計もあります。

従来の会計ソフト
・記帳や資料が必要。
・自社独自の入力方法がある場合には、クラウド会計で設定できないこともあるので、今のままの会計ソフトを使う方が効率的。

データの共有について

クラウド会計
・複数のスタッフ、税理士などとリアルタイムでデータを共有できる。

従来の会計ソフト
・会計ソフトが入っているPCでしかデータをみることができない。

電子申告について

クラウド会計
・申告書を作成して、そのまま電子申告できる。
(特殊な申告書は、対応していない可能性があるので、確認が必要です。)

従来の会計ソフト
・申告書の作成までできても、電子申告は、別で行わなければならない。

データの保存について

クラウド会計
・自動で保存されているが、入力後、元に戻すことができない。
(一度削除してしまったものを元に戻すことはできない。)

従来の会計ソフト
・自分で保存しなければならないが、前回保存したデータまでは、戻すことができる。
(削除してしまっても、前回保存したデータまで戻ることができる。)

問い合わせについて

クラウド会計
・チャットですぐに対応。
(クラウド会計の会社によって異なるので確認が必要)

従来の会計ソフト
・電話やメールでの対応。
・メールは、返信を待たなくてはいけないので、解決まで時間を要する。

ポイント3「導入する際、事前に確認こと」

2)を検討した結果、クラウド会計を導入しようと思った方は、クラウド会計ソフトの会社によって異なりますので、下記も併せて確認をしてみてください。

・会社の銀行やクレジットカードの連携ができるのか。

・現在使っている請求書発行ソフトや販売管理システムの連携ができるか。
 できない場合は、今よりも簡単に入力する方法があるのか。

・今使っている会計ソフトからのデータ移行の方法。
 →多くの場合、今使っている会計ソフトからデータをダウンロードして、クラウド会計へインポートする方法でできますが、会計ソフトの種類によって異なりますので、確認が必要です。

・法改正にしっかり対応しているか。

・出力できる帳票やレポートの種類。
 →たくさん種類があるから選ぶのではなく、会社にとって必要な資料が出力できればOK。

・今、使っている会計ソフトで使いづらいところが改善されるか
 →たくさんの機能がありますが、作業する上で必要な機能があるかの確認。(※とっても重要です!)

・電子申告ができる申告書の種類
 →特殊な申告書の場合、電子申告に対応していない場合があります。
  申告は税理士事務所に任せている場合は、税理士事務所に確認してください。

・コストの確認と検討
 →年間の経費が現状とどのくらい違うかを確認してください。
クラウド会計で経費がかかるとしても、人件費の削減や導入によい業務改善され経費が減る可能性もありますので、総合的に検討してください。
(業務が効率的になり、入力時間が減る・ペーパレスが進み消耗品が減るなど・・・経費が減ることもあります!)

・実際に入力する人が使いやすいかの確認
 →今の会計ソフトの方が慣れているので、それ以上に使いやすいと感じるのは難しいと思いますが、入力がいかに正確に・効率的にできるかが大切です。特にどのクラウド会計にするかを検討するときには、実際に入力する人の意見も聞いて検討してください。

・税理士への確認
 →税理士によっては、対応していないクラウド会計もありますので、顧問税理士がいる場合は、必ず確認してください。

さいごに

会計ソフトの変更には、時間がかかりますが、導入時にきちんと検討・確認することでスムーズにできます。

クラウド会計の多くは、無料でお試しができるので、クラウド会計のランキングなどで検索して、ランキングされている中から、何社か試してみるのがお勧めです。

各社できるところとできないところがありますので、実際に入力したり、機能を確認したりしてから、決めて欲しいなと思います。

私は、いくつかのクラウド会計の入力を行っていますが、それぞれ特性があるので、会社にあった、また担当者が作業しやすいクラウド会計を選んでください。

私は、最近クラウド会計の入力方法などの勉強をしました。

データの反映の仕組みを理解し、もっと簡単に入力できる方法を学べました。

また、使える・使ってみたい機能がでてきます。

導入を決めた場合は、時間をかけてでも操作方法の説明の動画をみたり、マニュアルを読んだりした方がいいと思いました。

そして、クラウド会計を導入するのと同時に業務フローの見直しもするといいと思います!

検討や導入に時間がかかるとは思いますが、テレワーク化が推進されている中で、よりよい環境でよりよい仕事ができるようお役に立てれば幸いです!
 

川越の税理士法人サム・ライズでは、クラウド会計の導入相談・経理業務のサポートなども行っております。お気軽にご相談ください。

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