【3月の理事会でやっておく事】

事務局の皆さんにとってここから5月までは、3月理事会で最終補正予算と来年度予算承認、5月理事会に向けての決算業務と、一年で一番忙しい時期に入りますね。

今日は3月の理事会でやっておかなくてはならない事をお話しします。

3月の理事会でやっておかなくてはならないことは３つです。

まず一つ目は最終補正予算です。
ここで承認を受けた予算が、最終的に決算書に載ることになります。
なので、この補正予算は慎重に行わなくてはなりません。
資金収支計算署の予算の金額と実績の金額が大きくかけ離れていると、公的監査の時に必ず指摘されてしまいます。

実務的には、1月度の月次を閉めた10ヶ月の数字＋２〜３月の見込みで最終金額を予測して、現在の予算との差額を持って補正金額を計算し、最終予算の金額を決めている法人が多いと思います。
弊社でも同じようにサポートしています。

この時、下記のことに気をつけましょう。
① 予備費を計上している場合は、適宜その予備費を使用した勘定科目に振り替える
予備費という勘定科目は、決算書には載せられない科目です。予備費としてとっておいた予算がどのように使われたのか、適宜勘定科目に振り替えて、もしも余るようでしたら積立金の計上を検討しましょう。

② 資金収支差額が大きい場合は、目的を持って積立金を積む
資金収支差額をそのまま毎年繰り越していては、当期末支払資金残高がどんどん大きくなってしまいます。当期末支払資金残高は、過度な保有を防止する観点から、その年度の運営費（措置費）収入の30％以下の保有を限度とされています。
資金収支差額は、将来の支出に備えて計画的に積立金に積み、中期計画に沿って安定した経営ができるようにしていきましょう。
なお、積立金を積んだ時には、同額の積立資産を積むことを忘れないようにしてください。こちらは、決算理事会終了後２ヶ月以内に手続きをすれば良いことになっています。

③ 他拠点区分（もしくはサービス区分）間の貸し借りがある場合、精算するか繰入の決議を取る
他区分への資金の貸付金・借入金は、原則年度内に精算しなくてはなりません。年度内に精算できない場合には、繰入をすることになりますが、繰入は予算に準じて行われてなくてはなりませんので、最終補正予算でその金額を決定して理事会の承認を受けなくてはなりません。
また、繰入をする場合、その金額は繰入前の収支差額を超えてはならない（繰入によって収支差額がマイナスになってはダメ）ので、収支差額と繰入額のバランスはよく検討してくださいね。

二つ目は、新年度予算と事業計画です。
こちらは、どこの法人もしっかりと作っていることでしょう。
新年度予算を作るコツとしては、当年度（進行年度）の最終補正予算をベースにすることです。
時々、当年度の当初予算をベースに作られている法人がありますが、当初予算をベースにすると、年度の途中で契約した支出や、解約して既になくなっている支出を漏らしてしまいます。

なので、新年度予算を作るときは、前年度の最終補正予算をベースに、その年度だけ突発的に支出があったものを除き、新年度に予定している支出や契約を加算して作っていくと、漏れのない予算を作ることができます。

三つ目は、忘れてはならない経理規定の改訂です。
特に、拠点区分・サービス区分について、年度途中で新しいサービスがスタートした場合など、改訂するのを忘れがちです。
3月の理事会は、補正予算と新年度予算の策定に気が行きがちで、ついついうっかりしてしまいますが、経理規定は一年に一度必ず見直しするようにいたしましょう。