経理業務を効率化して楽しくするための方法!

こんにちは!川越の税理士法人サム・ライズの大字結衣です!

経理業務を効率化したい!でもどうやって効率化したらいいのだろう?
と思っている方も多いと思います。

経理の効率化は、テレワーク化をするしないに関わらず、経理業務がテレワークできるように改善していくと効率的になります。

以前掲載した「経理業務をテレワーク化するにはどのようなことを考えていけばよいのか」を参照してみてください!

さて、今回は、時間に追われて仕事している方やもう少し効率的に仕事をできたらいいなと思っている方へ私の経験から仕事を効率的に進める方法をお話したいと思います。

私が仕事の効率化を考えたきっかけは・・・。

私は、以前は、四六時中仕事のことを考えてエネルギーが切れるまで仕事をしていました。

それでも一つの仕事が終わったときの充実感が忘れられず、疲労の回復を待たず次の仕事。

そんな仕事のやり方をしているうちに、心身ともに疲れがたまり、ルーティンワークがおろそかになってしまってミスをしてしまったり、余裕がなくなり、時間に追われる生活に変わっていました。

楽しかった仕事が作業をこなすことでいっぱいの仕事に・・・。

さらに生活環境もかわり、仕事をする時間が限られることになりました。

「仕事は好き。仕事はやりたい。でも楽しくやりたい。」と思って、仕事の進め方を改善してみようと考えました!

その結果、効率的に仕事が進み、仕事を楽しくすることができています。

ポイントは、「業務と書類の整理」「業務手順チェック表とマニュアル」「TO DOリスト」です。

業務と書類の整理

業務内容のリストアップ

年・月・日単位で仕事の内容をリストアップしましょう。
思い出したら追加すればいいので、あまり時間をかけずに、リストアップしていきましょう。

(例:年間)

仕事内容
1月 固定資産税の償却資産に関する申告
源泉所得税の納付(特例納付)
法定調書・給与支払報告書・支払調書の作成と提出
3月 決算月
5月 法人税・消費税確定申告と納付
12月 年末調整

(例:月間)

会計の仕事 給与の仕事
1日 前月の通帳記帳 タイムシート提出締め切り
経費精算提出締め切り
5日 前月の入金確認(未収金の確認)
10日 給与計算確定
15日 買掛金・未払金確認 給与支給日
25日 買掛金・未払金支払

 

(日々のタイムスケジュール)

時間 仕事内容
メールチェック
現金チェック
書類のファイリング
請求書チェック
10:00 経理ミーティング

 

もうすでに頭の中が整理された感じはしませんか?

書類の整理

次に①の業務内容に合わせて、使いやすいように書類を整理します。

経理書類の整理の仕方については、
経理書類の整理術!書類をすっきりさせたら、業務がスイスイ進む!」を参照してください。

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業務手順チェック表とマニュアル

業務が慣れるにつれてマニュアルは見なくなりませんか?

慣れてくると“できる”という思い込みからミスしてしまうことが多くなるように思います。

そこで私は、業務手順チェック表とマニュアルをわけました。

業務手順チェック表は、ひとつの仕事の業務の一連の流れの一覧で、マニュアルは、作業・操作の説明の資料としました。

仕事をするときは、業務手順チェック表に沿って行い、わからないところがあった場合は、マニュアルをみて仕事を進めていきます。

業務手順チェック表の作成

経費精算の業務を例にしてみると下記のようになります。

項目 期日 チェック メモ マニュアル
経費精算書の提出連絡 1日 全社員に提出期限であることをメールする
経費精算書と領収書をチェック 5日 提出された精算書と領収書が一致しているかチェックする
一致しなかった場合は、申請者へ連絡する
あり
経費精算書の承認 7日 上司に提出し、承認をもらう。
経費と認められるかわからない場合は、付箋をつけ報告する。
未承認事項の連絡 10日 上司から承認されなかった経費は、申請者
申請者への振込み準備 12日 経費精算の振込みの準備をする。(振込日は15日、15日が土日祝日の場合は、その翌日) あり
会計ソフトへ入力 18日 前月末に未払金で計上する あり
経費精算書ファイルへファイリング 18日 月ごとにファイリング

 

業務を行う時はこの表を使ってチェックをしながら進めていきます。

項目に全てチェックがついて、ひとつひとつ業務が終わったことを実感することで小さくても達成感を得ることができます!

ポイントは、備考に注意点や作業内容のメモを記載することです。
このメモは、随時アップデートしてください。

特に新しく業務をする方がメモしたことを追加するといいと思います。

業務に慣れている人が思いもつかないことが備考に足りないことに気づきます。

この表に担当欄を追加してスタッフ同士で共有すると進捗状況もわかりますし、全体の経理業務が滞ることを防ぐことができます。

また、印刷して使うのではなく、エクセルやスプレッドシートなどすぐに内容をアップデートできるようにするもの効率化のひとつです。

この業務手順チェック表は、担当変更のときにも役にたちます。

この表を見ながら説明することで、業務のスタートとゴールがわかり全体を把握することができますし、メモを読めば注意点も漏れることなく伝えることができます。

この表を基礎として、複数で仕事をするときには、伝えたいことや困ったことなど、欄を追加して記載するのもよいと思います。

記録に残すことで、後々トラブルがあったときも、記録してあると対策を考えるにもスムーズになります。

マニュアルの作成

業務手順チェック表の項目ごとに作成します。

業務手順チェック表をリンクすることで、わからなくなったとき、どのマニュアルをみればよいのかがすぐにわかります。
これも効率化のひとつです。

マニュアルを全て作るのは、時間がかかります。

業務手順チェック表のメモを少し充実することで、マニュアルがいらないこともありますので、マニュアルが必要か否かも検討しましょう。

PCや会計ソフトなどの操作手順は一度では覚えられないので、操作手順のマニュアルから作成することをおすすめします。

TO DOリスト

私は、毎日仕事を始めるときにTO DOリストを作成しています。

このリストを作成することで、仕事の整理ができ、1日のスケジュールのイメージができるので、

仕事の途中で次何をしようか・・・ とか

あの仕事いつまでだっけ?

どうなっていたかな?

とか考えることがなくなり、より仕事に集中ができるようになりました。

業務内容のリストアップ一覧を見ながら、次の手順で作成します。


ⅰ)今日、やらなくてはいけないことをピックアップする

ⅱ)期日が今日の場合は、印をつける

ⅲ)1週間以内に行うことをピックアップする

仕事中に新しい仕事が増えたら、その下に書き足していきます。
翌日は、前日のTO DOリストを見ながら上記の手順でその日のスケジュールをたてます。

原則、ⅱから進めていきますが、ちょっと煮詰まって仕事のスピードが落ちてきたら、ⅰの中で、すぐに終わるもしくはスムーズに終わる仕事から進めます。

そうすることで、頭のリフレッシュもでき、煮詰まっていた仕事もスムーズに進めることができます。

その日に多くの仕事を終わらせるためには、やりやすい仕事から進めていくこともよいと思います。

終わった仕事をチェックするもしくは2重線で消していき、ⅰ・ⅱが終われば、その日の目標は達成です!

時間が余ったら、ⅲの仕事を進めていきます。

TO DOリストを作成する際には、できるだけ時間より早く終わるイメージで仕事をピックアップすると気持ちに余裕ができ、その余裕が仕事をスムーズに進めることにもなります。

仕事が終わらなくてもどの仕事が残っているかが明確になっているので、同僚や上司に相談できます。

毎日、TO DOリストを作成するのは、大変・面倒・時間のムダと思う方もいるかもしれませんが、一度試してみてください。

毎日作成すればそんなに時間はかかりません。
毎日のルーティンワークにしてみてください。

(TO DOリストの例)

今日やる事
メールチェック
○○様へ打ち合わせの連絡
売上の仕訳入力
郵便物のチェック
期日が今日の仕事 期限
未払金の確認・仕訳入力 4月19日
給与仕訳入力 4月19日
1週間以内の期日の仕事 期限
試算表・月次推移表作成 4月21日
試算表と月次推移表提出 4月21日

 

 

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さいごに

私は、仕事の進め方を改善して、効率的に仕事ができるようになり、気持ちに余裕ができて、仕事が楽しくなりました。

以前の仕事のやり方を否定するわけではありません。

そのときのがんばりがあるからこそ、今の効率的な仕事の進め方を考えることができたのです。

はじめは、業務の洗いだしや業務手順チェック表・マニュアル作成に時間がかかるかもしれません。

その結果、その時間をかけた分は、相殺されるぐらい、それ以上の効果はあります。

一度に全ての業務手順チェック表とマニュアルを作成するのではなく、業務が滞る業務や簡単に作成できそうな業務から作成していくものよいと思います。

まずは、いつくかの業務で試してみて、効率化を実感できたら、徐々に作成してください。

TO DOリストは、毎日、小さいかもしれませんが、達成感を感じることができます。

そして、「何か終わっていないことはあったかな?」など終業後に心配することもなく、ON/OFFの切り替えができ、プライベートタイムも充実することができます!

仕事もプライベートも楽しい時間にしていきましょう!!

川越の税理士法人サム・ライズでは、経理業務のサポートなども行っております。お気軽にご相談ください。

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