テレワークでも社内コミュニケーションを円滑にするには？

こんにちは！川越の税理士法人サム・ライズの大字結衣です！

みなさんの会社では、テレワークの導入は進んでいますか？私は、ほとんどテレワークで仕事をしています。コロナ禍の影響で、テレワークの導入を検討したものの、テレワークによって社内コミュニケーションが減ってしまうことを心配し、導入にブレーキがかかっていることもあると聞きます。

今回は、テレワークで仕事をする中でも円滑に社内でコミュニケーションをはかる方法について、お話していきたいと思います。

テレワークでの社内コミュニケーションの問題点

テレワークでの社内コミュニケーションの問題を5つ挙げてみました。

①意思疎通が難しい
②メールやチャットの連絡のタイミングが難しい
③仕事の進捗状況がわかりづらい
④情報・資料の共有が難しい
⑤雑談ができない

問題点をメリットに！対策例

意思疎通が難しい

意志疎通が難しいことのひとつに、相手の表情がわからないということがあげられます。確かに、相手の表情や声のトーンも情報のひとつですよね。

文章では伝わらないところがあったり、相手の文章の意図が読み取れなかったり･･･。表情で語ることはできませんが、文章を丁寧に書くことで、ある程度解消されるのではないでしょうか？

文章を丁寧に書く、伝わるように文章を考えることで、話すときにもわかりやすい、伝わりやすい言葉で話せるようになります。分かりやすい表現を考えることで、プレゼンテーションなど人前で説明をするときにもとっさに言葉が出てくるようになります。

相手に配慮して言葉をチョイスしてみましょう。例えば、具体的な方法としてマイナスな言葉よりプラスな言葉を使う、命令文より疑問文を使うなどがあります。

「データは、パスワード無しで送らないでください。」（マイナスな言葉）
よりも、
「データにパスワードをかけることで、セキュリティ対策になりますよ。」（プラスな言葉）
の方が受ける印象が違います。

また、期日までに仕事ができるか確認するとき、

「資料の提出は、明日の12時までです。期日は守ってください。」（命令文）
よりも、
「資料の提出は、明日の12時までですが、できそうですか？」（疑問文）
の方が好印象ですよね。

文章は、普通でも冷たい印象を与えやすく誤解を招くこともあるので、言葉のチョイスは大切です！メールやチャットでのコミュニケーションは、冷静に考える時間ができるのでメリットになることもあります。対面だと感情的になってしまうところが、冷静に考える時間ができるので的確な判断ができます。

また、対面だと意見がパッと思い浮かばないため発言できない人も、一旦考える時間ができるので意見を言える機会が増えたり、考えをまとめてから伝えることができます。

メールやチャットであれば文章で残るため、「言った」VS「聞いてない」などのトラブルは無くなるメリットもあります。文章に残るので、指示や質問などを後で見返すこともできます。

対面の場合は、その場の雰囲気で解釈をしてしまったり、質問ができなかったり、他の話になって指示を忘れてしまうことがありますが、メールやチャットは、そういったことを防げます。

グループチャットにすると、一度に指示をすることができますし、質問は共有することができます。ただし、文章だけではエネルギーや熱量が伝わりにくいという点は、悩ましいところです。伝わりにくい場合は、Web会議や電話で伝えるのもいいと思います。

メールやチャットの連絡のタイミングが難しい

メールやチャットは、連絡のタイミング・返信のタイミングが難しいという話をよく聞きます。しかし、対面の時はどうでしょうか？対面でも同様に、話しかけるタイミングが難しいと感じる方もいるのではないでしょうか？

そこで対策ですが、メールやチャットは、タイムラグが生じることを理解して使ってみてはどうでしょうか？連絡をするのは、業務時間内であればいつでもOK！となれば、連絡をするタイミングをあまり気にせずに連絡ができます。

ただし、返信は、相手のタイミングになるので、すぐに来ない場合もあります。そのことを念頭に連絡をするといいと思います。自分が返信する立場になったときは、素早く返信することを心掛け、相手には、それを求めないようにしましょう。

また、すぐに返信ができない場合は、「○時までに連絡します」など、取り急ぎ返信をすると連絡した相手も安心するでしょう。返信は、相手のタイミングなので、急ぎの場合には、連絡方法をWeb会議や電話にするとよいと思います。

仕事の進捗状況がわかりづらい

近くにいれば、「作業が止まっているな」とか「進んでいないのかな？」など相手の様子から察して声をかけることができますが、テレワークでは相手の仕事がどのくらい進んでいるかなどわからないし、声をかけるタイミングもかけ方も難しい･･･。

そんなお悩みを解決する方法として、進捗管理をしっかりできるシステムを考えるのもお勧めです。進捗管理システムを活用することで、「進んでいないかな」と思ったら、まめに連絡するなど対応することができます。この進捗管理システムは、テレワークでもテレワークでなくても役に立つはずです。

仕事全体の把握も以前よりできるようになるかもしれません。最近では進捗管理システムのアプリなどもありますので、業種や使う人のニーズに合ったものを探すのもいいでしょう。

さらに、定期的なミーティングタイムを作るとよいでしょう。お昼休みの前や就業時間の前など時間を決めて行うことで、進捗状況の確認やそれに伴う指示・相談が円滑に行うことができるでしょう。ミーティングを行う際にはダラダラと行うのではなく、時間を決めて短時間で終わるような報告が効果的です。

情報・資料の共有が難しい

メールやチャットだけでは情報や資料の共有が不足しがちになり、情報量が少ないことでコミュニケーションが円滑に進まないということも起こります。対策としてグループチャットなどを活用すれば、情報の共有がしやすく、対面よりも確実に同じ情報を共有できるようになります。

必要な情報を補うという明確な目的のもとに情報を精査するため、余計な情報が省かれ情報が厳選されて効率的に伝えることにも繋がります。データの共有方法などについては、「経理業務をテレワーク化するにはどのようなことを考えていけばよいのか」を参照していただければと思います。

雑談ができない

対面のときは、雑談をして情報を得たり、また雑談をすることで、気分転換になりその後の仕事が集中できます。この雑談がテレワークで出来なくなっています。私は、この問題の解決が一番難しいと思っています。

対策として、例えばビデオONのオンラインで雑談タイムを作ることで、少しは解決できるのではないかと思います。管理する方も、雑談は仕事のうちだと考え、業務時間内に雑談タイムを作ってもいいのではないでしょうか。雑談タイムでつながることで、これまであまり関わりがなかった人とも雑談ができるようになったり、テレワーク中に孤独を感じることも緩和されると思います。

また、分散して出社日を作り、その日は少し多めに雑談してもOKにするのはどうでしょうか。

仕事中とはいえ、人間ですから雑談の中で悩みを打ち明けたり、相談をしたりすることもあります。ちょっとした雑談で気が晴れたり、悩みが解決するきっかけにつながることもあるでしょう。

しかしテレワークでは、気軽に相談ができないことが多いと思います。たまの出社日に雑談できる環境を整えることで、テレワーク時も安心して仕事ができるようになると思います。

まとめ

テレワークでも社内コミュニケーションを円滑に進めるためには、コミュニケーションについてのルールを作ることが大切です。

例えば･･･

・社員同士は、挨拶文を省略してもよい
・基本的にはチャット連絡だが、急ぎの返事が欲しい場合にはWeb会議もしくは電話をする
・進捗状況などを確認する定期的なミーティングに参加する
・進捗管理表は必ず入力し、共有する
・雑談タイムを作り、参加する
・Web会議はビデオをONにする
・連絡は業務時間内にする
・「おはようございます」や「休憩します」や終業時の「お疲れ様」をオンラインでする

など･･･。

テレワークを導入する時やテレワークを導入しているけどコミュニケーション不足を感じる場合は、少しでも改善できる方法は無いか考えてみてください。そもそも対面の時にコミュニケーションが上手くいっていたのか？と思う方もいるようです。

テレワークでのコミュニケーションを円滑に行う方法を考えることで、以前よりもコミュニケーションが上手くいく可能性もあります。

コミュニケーションについて考えることで、業務改善も必要になりますので、結果として仕事も効率的にできるようになると思います。はじめは意図的にコミュニケーションをとる努力が必要ですが、慣れるとそれが当たり前になり、円滑なコミュニケーションができるようになっていくのではないでしょうか。

さいごに

テレワークでは、コミュニケーションができるよう工夫すれば、仕事に集中できる環境を作ることができると思います！

私は周りが気になってしまう性格なので、テレワークの方が集中でき効率よく仕事ができています。反面、仕事に集中しすぎると目・肩・腰に負担がかかってしまうので、時間を決めて休憩することもも必要だなと感じます。

コミュニケーションの面では、対面では恥ずかしくてあまり伝えられない感謝の言葉や「すごい！」など相手を褒める言葉も積極的に使うことができるようになりました。そして、逆に自分への感謝のチャットが来たりするとモチベーションもUPして、どんどん仕事をしたくなります。（笑）言葉の力って、すごいですね！

環境を変えるためには、いろいろと考えたり対策したりすることが必要ですが、その結果、効率的な仕事ができるようになる可能性が大きいので、ぜひこの機会を有効活用しテレワークを導入されてみてはいかがでしょうか。

川越の税理士法人サム・ライズでは、経理業務のサポートなども行っております。お気軽にご相談ください。